Por que os registros são tão importantes em um sistema de qualidade?

• Informativo

• Publicado em: 18/11/2020
• Autor: Upquery

A transformação digital não trouxe impactos somente em relação ao uso maior da tecnologia. Ela também aumentou o volume de informações disponíveis para as empresas. Diante disso, o conceito de qualidade de dados ganha relevância.

A análise das informações disponíveis ajuda a empresa na tomada de decisão e no desenvolvimento de ações estratégicas. Porém, com dados considerados ruins, os resultados são prejudicados.

Quer entender melhor o conceito? Confira este conteúdo e veja o que é qualidade de dados e por que ela é tão importante!

O que é qualidade de dados?

A qualidade de dados, também conhecida como Data Quality, trata do valor atribuído a determinada informação. É preciso analisar fatores relacionados aos dados para conseguir classificá-los corretamente.

O termo tem relação direta com outro tema relevante: o Business Intelligence (BI). De modo resumido, ele descreve a prática de transformar dados registrados em informações úteis para o negócio.

É simples: para que um dado possa se transformar em uma informação útil, ele precisa seguir alguns critérios. Caso contrário, os resultados obtidos pela análise dos registros podem colocar a continuidade do negócio em risco.

Essa qualidade precisa ser medida de forma ampla, considerando diversas características. Por isso, existem diferentes fatores que podem ser utilizados para metrificar a qualidade dos dados.

Conheça os mais comuns:

●        completude: os dados devem estar completos, com todas as informações relevantes;

●        conformidade: eles devem seguir os padrões estabelecidos para os registros;

●        precisão: as informações necessitam estar corretas e atualizadas;

●        consistência: os dados registrados em locais diferentes devem ser iguais;

●        integridade: é necessário conhecer a origem e saber se foram feitas alterações, por meio da possibilidade de rastrear e conectar informações.

Por que a qualidade de dados é importante para a empresa?

Os dados são extremamente valiosos para as organizações. É com base neles que os diversos processos de gestão são realizados. Isso inclui procedimentos transacionais e operacionais, assim como as estratégias de marketing e negócios.

Com eles é possível obter relatórios para avaliar tendências, mensurar resultados e desenvolver planos. Se você precisa entender como está a produtividade ou a lucratividade do negócio, são os dados que darão tal informação.

Do mesmo modo, se for necessário identificar a previsão de faturamento ou as possibilidades de crescimento, as informações ajudarão. Portanto, os dados são essenciais para a tomada de decisão envolvendo os diversos setores da empresa.

Contudo, para que a análise seja eficaz, as informações precisam ser relevantes. Basicamente, quando os dados têm qualidade, eles permitem a realização de análises precisas sobre a empresa.

Por outro lado, erros, inconsistências e outros problemas nos registros prejudicam a avaliação realizada. Quando isso acontece, a empresa pode sofrer diversos prejuízos — geralmente relacionados às decisões equivocadas.

Quais os riscos de uma má gestão de dados?

Quando há muitos dados sem qualidade, como aqueles incompletos, com incorreções ou sem relevância, a empresa se expõe a riscos.

Conheça alguns deles a seguir:

Dificuldades financeiras

O primeiro risco trata das dificuldades financeiras. A inconsistência de dados faz com que os resultados das análises não reflitam o cenário real. Por consequência, podem surgir muitos erros, como:

●        perda de oportunidades;

●        investimentos malsucedidos;

●        equívocos na análise de crédito

●        falhas nos processos internos (RH, marketing, vendas etc.).

Assim, a empresa pode deixar de ter o retorno esperado ou precisar arcar com custos não planejados. Tudo afeta o planejamento orçamentário e pode levar a dificuldades para a manutenção do negócio.

Perda de produtividade

Os problemas gerados pela má gestão de dados também prejudicam a produtividade, principalmente porque podem resultar em inadequações nos processos. Vendas de itens fora de estoque ou o aceite de demandas superiores à força de trabalho, por exemplo, dificultam a atividade da equipe.

É comum que os colaboradores precisem lidar com uma sobrecarga pela correção dos erros e pelo retrabalho. O resultado é a piora do desempenho interno, fazendo com que a produtividade, no geral, caia.

Problemas com clientes

O atendimento ao cliente sofre os impactos da má gestão de diversas maneiras, inclusive de forma relacionada aos riscos citados acima. A queda de produtividade pode gerar atrasos em entregas e conclusão de contratos, descumprindo o combinado em uma venda.

Além disso, os problemas no cadastro podem impedir a concessão de crédito ou gerar cobranças indevidas. Enfim, a forma de gerir as informações pode afetar toda a experiência do consumidor. Logo, se o processo tem falhas isso refletirá no relacionamento com o cliente.

Como implementar as melhores práticas de gestão de dados?

Quando há qualidade de dados, eles são referidos como limpos. Por isso mesmo, o processo aplicado para evitar a má qualidade também é conhecido como higienização ou tratamento.

O procedimento pode variar em cada empresa, considerando os sistemas utilizados e as necessidades do negócio. Porém, existem alguns pontos essenciais para ter sucesso na implementação de uma boa gestão das informações.

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Limpe o banco de dados

Para começar, faça uma limpeza no banco de dados da empresa para identificar dados duplicados e excluí-los. Isso ajuda a reduzir o volume de registros e pode verificar a presença de informações contraditórias, que necessitam de atualização. As demais informações devem ser validadas.

Faça atualizações constantes

Os dados precisam ser atualizados constantemente. O ideal é que se definam períodos para revisar as informações e tenham processos específicos sobre a padronização. O objetivo é facilitar a pesquisa e a leitura de todos os registros.

Também é necessário ter estratégias para obter a atualização, como o contato com clientes ou uso de softwares próprios para isso. Tudo dependerá do tipo de informação e das características do negócio. 

Tenha uma ferramenta de BI

Para ajudar a realizar a higienização de dados e manter a qualidade dos registros, vale a pena ter um bom projeto de BI, com ferramentas adequadas. A tecnologia é essencial para integrar e otimizar os processos empresariais.

Com uma estratégia estruturada, fica mais fácil coletar e organizar dados, analisar as informações e compartilhá-las. Desse modo, é possível fazer análises e obter relatórios que auxiliarão na gestão.

Você conseguiu entender o que é e qual é a importância da qualidade de dados? Colocando-a em prática é possível avaliar as estratégias que serão adotadas e proporcionar decisões mais eficazes para o negócio! Se você quer mais dicas para melhorar a gestão da sua empresa, confira 6 benefícios de implementar o BI!