Quem é responsável por nomear membros de um Time Scrum em um projeto?

Nem sempre é fácil garantir bons resultados quando o assunto é gerenciamento de projetos. Isso porque há diversos pontos a se levar em conta como prazo, custos,  entrosamento do time, entre vários outros desafios para qualquer profissional. 

Por isso, é sempre bom poder contar com ferramentas para nos ajudar a gerenciar qualquer projeto, para facilitar e agilizar as atividades que precisam ser feitas. E por falar em ferramentas, hoje vamos falar sobre Scrum, que é muito útil na gestão de projetos.

Se você ainda não sabe o que é Scrum ou já ouviu falar, mas não sabe muita coisa a seu respeito, esse post é para você. Continue a leitura e saiba mais sobre esse incrível recurso.

Scrum é uma metodologia para gerenciar e planejar atividades e rotinas de forma mais ágil. A ideia é dividir os projetos em ciclos, que em costumam ser mensais, nos quais devem ser realizadas atividades pré-definidas.

Com ele, os processos tendem a ser mais interativos e dinâmicos. Além disso, fazem parte dessa metodologia reuniões regulares, com o objetivo de alinhar as atividades e os pensamentos da equipe ou time, para pensar em melhorias que possam otimizar os processos. 

O Scrum propõe que os projetos sejam acompanhados de perto e, que possam ser modificados e melhorados sempre que houver necessidade. Isso faz com que eles sejam mais flexíveis e estejam em constante adaptação e melhoria.

Podemos compreender então essa metodologia como: um conjunto de atividades e ferramentas que são executadas para melhorar e tornar mais ágeis e dinâmicos os processos que envolvem um projeto, além de otimizar e facilitar o trabalho das pessoas que fazem parte do time.

Papéis Fundamentais no gerenciamento de projetos com Scrum

A metodologia Scrum, como qualquer outra, precisa de pessoas para ser colocada em prática. Elas podem ser definidas de acordo com o seu papel dentro da sua execução. Confira a seguir quais são esses papéis:

Product Owner

Chamamos de Product Owner (PO) a pessoa que define os itens que farão parte da lista de atividades que compõem cada ciclo do projeto e deverão ser realizadas pelo time até o final do ciclo programado. 

Além disso, o Product Owner é responsável por gerenciar o funcionamento dessas atividades, direcionar o projeto de acordo com a necessidade do cliente final, tomar decisões e garantir que tudo corra bem. 

Scrum Master

O Scrum Master, em geral, é um (a) gestor (a) de projetos e atua como uma espécie de facilitador, que orienta o time para que possam compreender, seguir e aplicar os princípios definidos no Scrum. 

Isso garante que o projeto seja desenvolvido conforme o planejamento e a comunicação entre as pessoas, seja clara e objetiva. Por isso, o Scrum Master precisa ter boas habilidades de comunicação, para ajudar a resolver qualquer problema que possa surgir no decorrer do processo.

Time Scrum

A ideia dos times no Scrum é ser um grupo multidisciplinar de pessoas, cada qual com um papel pré-definido. O time é responsável por colocar o projeto em prática e fazer os testes necessários para que ele cumpra o seu objetivo da melhor maneira.

Um dos princípios do Time Scrum é que ele seja capaz de se autogerenciar, ou seja, que ele tenha autonomia para definir a melhor forma de executar as tarefas para alcançar o resultado esperado pelo Product Owner.

Esses times, em geral, são formados por cerca de 5 a 10 pessoas, para que a execução do projeto seja mais fácil e ágil. Convenhamos que quanto mais pessoas envolvidas, mais difícil é de acompanhar de perto e gerenciar esse trabalho. É claro que isso não é uma regra, mas é mais interessante ter vários grupos pequenos do que um grupo enorme.

Quem pode se beneficiar da metodologia scrum?

A metodologia Scrum pode ser muito útil para diferentes áreas, apesar de inicialmente ter sido criada para gerenciar projetos de tecnologia. Contudo, para que ela seja eficaz, o ideal é que você esteja trabalhando com algo concreto, como um produto, conteúdo, software, campanha, ou qualquer outra coisa que seja palpável de alguma forma. 

Ela tem sido usada por diferentes áreas como marketing, arquitetura, engenharia, entre outros, com o objetivo de  organizar times de trabalho e agilizar as tarefas que precisam ser realizadas em um projeto.

As pessoas e as partes do Scrum

Como já disse aqui, um projeto é feito por pessoas. Com a metodologia Scrum não seria diferente. Para que ela possa funcionar, precisa de pessoas capacitadas para executar as tarefas e mover as engrenagens do projeto.

Através da definição dos papéis para cada pessoa, fica muito mais fácil de colocar em prática a metodologia. Esse time trabalha em conjunto diariamente, garantindo o bom funcionamento de todos os processos.

É importante lembrar que não há uma hierarquia pré-definida. Falamos de um time colaborativo, no qual todos têm autonomia para expressar a sua opinião, com o objetivo de ter uma comunicação clara e objetiva, o que ajuda a corrigir rapidamente qualquer problema que possa existir. Afinal, uma equipe bem entrosada é essencial para o bom andamento de qualquer projeto!

Começando um esquema básico de Scrum

Para começar um esquema de Scrum você não precisa de muita coisa, apenas de uma ferramenta, que pode ser um software, post-its, ou qualquer coisa que te ajude a organizar as tarefas e um time para fazer acontecer. Confira a seguir as etapas básicas para tirar o seu projeto do papel com o Scrum:

Defina os papéis 

O time é basicamente formado por uma pessoa responsável para definir as tarefas, o Product Owner, a pessoa encarregada de gerenciar a execução dessas atividades e as pessoas que propriamente irão colocar a mão na massa para executá-las. É importante lembrar que no time todas as pessoas são igualmente importantes!

Crie a lista das tarefas

Com os papéis já definidos, é preciso listar tudo aquilo que será necessário para o projeto, ordenando as atividades de acordo com a sua importância. Conforme o projeto for caminhando, novas demandas podem ir surgindo e, é importante que elas sejam incluídas, pelo Product Owner, conforme a sua relevância.

Planeje seu cronograma

É chegada a hora de definir quais das tarefas estabelecidas precisam ser executadas em cada ciclo do projeto. É importante definir prazos para as entregas, que devem ser cumpridos pela equipe.

O ideal é que eles sejam sempre menores que um mês, pois se torna mais fácil de administrar. Não se esqueça de considerar isso quando planejar as tarefas, para que não sejam muito longas ou complexas para serem realizadas nesse período.

Execute as tarefas

Este é o momento de colocar em prática todo o planejamento estratégico. Os membros do time começam a executar as suas tarefas para entregá-las de acordo com o cronograma. O progresso dessas atividades deve ser acompanhado diariamente e relatado em uma reunião diária, que tem como objetivo relatar aquilo que foi feito no dia anterior, o que será feito no dia atual e se há algum problema que precise ser resolvido para facilitar a execução das tarefas diárias.

Revise as tarefas

No final de cada ciclo, o time deve analisar o trabalho desenvolvido e apresentar em uma reunião as tarefas realizadas. Neste momento, é importante entender a forma de execução do processo de trabalho, com o objetivo de identificar pontos de melhoria que possam ser modificados para otimizar o desempenho nos próximos ciclos.

A importância da repetição e melhoria

Uma característica muito importante na metodologia Scrum é o conceito de repetição e melhoria constante. Isso é essencial para garantir o resultado esperado quanto ao produto e quanto a performance do time.

No final de cada ciclo, o trabalho precisa estar pronto para ser entregue ao cliente, de acordo com o que foi pedido e dentro do prazo estabelecido. É claro que isso não significa que não possa haver modificações posteriores à entrega, para fazer ajustes necessários.

A repetição também é importante porque nos possibilita ter um feedback do cliente, o que nos ajuda a compreender se o processo feito no desenvolvimento do produto foi capaz de garantir um bom resultado.

Com o Scrum as entregas são feitas por etapas. Não é preciso esperar o produto estar 100% concluído para apresentar algo ao cliente. Ao longo do processo, você pode compartilhar o andamento do projeto, o que te permite fazer modificações mais facilmente no decorrer dele. Quem trabalha com projetos sabe como é comum o cliente mudar de ideia no meio do caminho. É importante estar preparada (o) para isso!

O objetivo aqui é buscar sempre melhorar o processo a cada novo ciclo, analisando os pontos de melhoria e atuando para corrigi-los nas próximas execuções.

Termos técnicos do Scrum

As metodologias empresariais e de projetos costumam conter vários termos que a maioria das pessoas não entende. Contudo, é importante saber a que se referem para que você não perca o fio da meada do processo.

Por isso, listamos a seguir alguns termos usados quando falamos de Scrum, para te ajudar a entender. Confira:

Sprints

Sprints é um termo bastante usado no Scrum e se refere aos ciclos de cada projeto. Em geral, eles podem ser períodos semanais, quinzenais ou mensais, que são estipulados para a realização das tarefas de um projeto.

Product Backlog

Product Backlog é a lista que contém todas as características que o produto final precisa conter. Em outras palavras, é aquilo que o cliente final espera receber no final do projeto.

A pessoa responsável por fazer essa lista é o Product Owner (PO). Essa lista não precisa estar completa desde o início do projeto, muito pelo contrário. Em geral, ela contém as atividades iniciais necessárias para iniciar o projeto. Com o decorrer, essa lista vai sendo atualizada e incrementada de acordo com o andamento do projeto e o desempenho da equipe.

Com a Product Backlog em mãos, é o momento do time  definir quais as atividades que serão realizadas em cada sprint. Neste momento, é essencial considerar a complexidade das atividades, pessoas envolvidas e tudo aquilo que pode interferir na realização das tarefas dentro da sprint.

Sprint Planning Meeting

Sprint Planning Meeting é uma reunião da qual fazem parte o Product Owner, o Scrum Master e todo o Scrum Team, assim como quaisquer outras pessoas da empresa interessadas no projeto, que pode ser alguém da equipe gerencial ou até mesmo o (a) cliente.

Nesse encontro, são descritas as atividades conforme a sua prioridade na sprint. Cabe ao time, tirar todas as dúvidas referente as tarefas para em seguida começarem a executá-las.

Sprint Backlog

A Sprint Backlog é a lista de atividades que o time se compromete a realizar na sprint. Essas atividades são retiradas da Product Backlog de acordo com a prioridade de execução e são definidas como o que tem que ser feito na sprint vigente.

No decorrer da Sprint, o Scrum Master a mantém atualizada conforme as tarefas forem sendo entregues, para acompanhar o andamento das atividades e se estão dentro do prazo determinado. Aquelas que ainda estão por realizar, são calculadas diariamente e colocadas em um gráfico, chamado Sprint Burndown Chart.

Daily Scrum

Diariamente, o time faz uma reunião de acompanhamento do projeto, a que chamamos de Daily Scrum. Seu principal objetivo, é compartilhar aquilo que foi feito e aprendido no dia anterior, além de identificar as dificuldades e estipular as prioridades do dia que está começando.

As Dailys costumam ser realizadas em um lugar e horário fixo, preferencialmente na parte da manhã, antes de se iniciar um novo dia de trabalho. Assim, fica mais fácil de definir as prioridades desse novo dia.

É importante que todo o time participe desse encontro para que possam compartilhar as suas experiências no andamento do projeto e assim, ajudar uns aos outros. Basicamente os principais questionamentos do Daily Scrum são: o que foi feito ontem? O que será feito hoje? e há algum empecilho no caminho? Dessa forma, o time consegue se organizar com suas atividades e compromissos.

Mas cuidado, no Daily Scrum não é o melhor momento para tentar resolver problemas pontuais, que podem demandar muito tempo. Nestes casos, o ideal é quando surgirem esses problemas, realizar uma reunião extra com as pessoas envolvidas para planejar uma resolução.

Sprint Review Meeting

Ao final de cada Sprint, é feita uma Sprint Review Meeting, que é basicamente uma reunião que visa compartilhar os dados daquilo que foi alcançado durante uma sprint. Esse encontro, costuma envolver todas as pessoas envolvidas em um projeto ou até mesmo em outros projetos, mas que fazem parte da mesma organização. Durante a Sprint Review, é verificado se o time conseguiu atingir as suas metas conforme o planejado.

Principais pontos do Scrum

Para um bom funcionamento do Scrum, ele precisa conter os pontos principais que fazer parte da sua metodologia. Confira a seguir quais são esses pontos:

Reuniões diárias

São essenciais para acompanhar o andamento de um projeto. Elas devem ser rápidas e objetivas, com a duração aproximada de 15 a 20 minutos, nos quais é totalmente possível repassar as prioridades, dificuldades encontradas no percurso e alinhar as atividades que ainda precisam ser executadas pelo time.

Mostrar o trabalho de forma visual

Atualmente temos visto principalmente no universo das startups que as metodologias visuais trazem muito mais resultado e são mais objetivas para o compartilhamento de informações.

Um bom exemplo de uma ferramenta bastante simples e que funciona, é o quadro Kanban Scrum. Ele nada mais é do que um registro visual que mostra o andamento das tarefas. 

Para criá-lo é muito fácil, basta montar um painel com todas as atividades do projeto e o seu status de andamento (por fazer, em execução, finalizada, etc). Esse quadro precisa estar disposto em um local que todo o time possa ver e acompanhar facilmente.

Com isso, não precisa perder tempo com reuniões repassando dados. Basta que cada membro do time visualize o quadro e saiba exatamente o status do andamento de cada tarefa. O Kanban Scrum pode ser feito em alguma plataforma, software, planilha ou até mesmo com post-its. O importante é que seja claro, objetivo e esteja ao alcance de todos (as). 

Equipes enxutas

É muito mais fácil de organizar e gerenciar equipes menores, com no máximo 10 pessoas. Isso porque a comunicação é facilitada e os processos costumam ser mais ágeis e dinâmicos, assim como as reuniões.

Nada de títulos de função

Como já vimos, o Scrum não trabalha com títulos de função para as pessoas do time. Isso porque elas podem acabar limitando o seu potencial criativo e profissional, além de criar uma falsa hierarquia. No Scrum, todas as pessoas são importantes e essenciais na mesma medida para a execução do projeto.

Priorização

Uma dica que já apareceu no Instagram do Planning é que é necessário estabelecer prioridades para que as atividades sejam de fato realizadas, uma de cada vez. Quando a gente quer fazer tudo, acaba não conseguindo fazer nada. A dica é elencar o que precisa ser feito e em seguida:

• Decidir quando será feito;
• O que precisa ser feito agora;
• O que pode ser feito depois;
• O que pode ser delegado para outra pessoa fazer.

Heroísmo não é um bom sinal

Sabemos que é importante cumprir os prazos, porém, eles precisam ser definidos de acordo com as nossas possibilidades, outra dica que já apareceu no nosso Instagram. Não adianta querer abraçar o mundo e virar noites trabalhando para cumprir o prazo de uma entrega. Isso não é saudável!

Um time sobrecarregado pode indicar um planejamento ruim. Por isso, é importante acompanhar os processos e verificar ao longo das etapas se o cronograma está de acordo com as possibilidades da equipe. Não há nada de errado em fazer alterações quando necessário. O Planning acredita que as pessoas são sempre mais importantes do que o projeto.

Qual é a importância da metodologia SCRUM?

A metodologia Scrum é importante para otimizar e organizar as etapas da realização de um projeto. Além disso, ela garante um melhor desempenho do time, pois tem sprints bem delineadas e tarefas bem definidas.

Além disso, o (a) cliente costuma ficar mais satisfeito, pois consegue acompanhar as etapas da realização do processo e a sua evolução. Isso torna os processos mais rápidos, ágeis, e flexíveis, permitindo alterações no decorrer do projeto, o que pode evitar erros e retrabalho, deixando o time e os (as) clientes mais felizes e satisfeitos (as).

O Scrum proporciona um planejamento mais transparente e democrático, pois inclui todo o time em todas as suas etapas, podendo opinar sempre que achar necessário. Isso incentiva o engajamento e melhora a motivação das pessoas, além de ajudar a identificar falhas de forma muito mais rápida com a participação do time.

Como aplicar o SCRUM na sua empresa?

Aplicar o Scrum na execução dos projetos da sua empresa não é difícil. Contudo, é preciso seguir alguns passos para garantir que a metodologia entregue o resultado esperado. Conheça alguns pontos essenciais para implantar o Scrum de forma eficaz:

Defina os papéis

Esse é o primeiro passo para começar a organizar a estrutura do Scrum. Os papéis precisam ser definidos de forma clara, para que o fluxo de trabalho funcione, afinal, cada pessoa será responsável por atividades específicas de acordo com o seu papel dentro da metodologia. Essa divisão é uma das bases mais importantes do Scrum.

Para designar os caros, é importante avaliar o perfil dos (as) profissionais do time, para identificar suas qualidades, pontos fortes e habilidades, que podem ajudar a desempenhar o papel definido. É importante garantir que se forme uma equipe multidisciplinar e bem variada, para atender às mais diversas demandas.

Liste prioridades

Como já dissemos, priorizar as demandas e essencial para o bom funcionamento de  qualquer projeto. Isso ajuda na organização da rotina de trabalho. Para isso, é importante que a comunicação entre as pessoas do time seja clara, para que todos possam estar cientes das atividades que devem ser priorizadas no projeto. Dessa forma, é possível focar naquilo que é urgente em cada sprint do projeto.

Planeje sprints

Após definir as prioridades, é o momento de  planejar cada Sprint, com datas determinadas de início e fim, além de prazos estipulados para a realização das atividades, bem como os (as) responsáveis pela realização de cada uma delas. É importante considerar também as ferramentas que são necessárias para essa execução, que podem facilitar e otimizar esse trabalho e precisam ser definidas antes do início da Sprint para que sejam providenciadas. 

Faça reuniões regulares

As reuniões são de extrema importância e um dos pilares do Scrum. Elas ajudam a alinhar as expectativas do time e avaliar o andamento das atividades, apontando aquilo que foi feito e os seus resultados. Identificando o que deu errado, é mais fácil corrigir de forma rápida, assim como quando identificamos aquilo que deu certo, podemos continuar aplicando. As reuniões também são importantes para manter o time entrosado e focados no mesmo objetivo.

Garanta uma boa base para os seus times trabalharem

Se você pretende aderir ao Scrum, irá precisar de algumas ferramentas para otimizar o trabalho dos times. Isso pode envolver ferramentas tecnológicas, um sistema de gestão de projetos, que ajuda a acompanhar e avaliar resultados, além de organizar o cronograma de trabalho. Isso otimiza o tempo e os recursos necessários para a execução de um projeto.

Concluímos então, que o Scrum é uma metodologia ágil para gerenciar e planejar projetos, com a qual você consegue entender melhor os processos e seu funcionamento.

Seus pilares são as equipes enxutas e multidisciplinares, as reuniões e feedbacks constantes e a colaboração de todas as pessoas do time. Isso é uma das coisas que eu mais gosto dentro do Scrum.

Afinal, a competição e a concorrência dentro das equipes de trabalho é algo bastante ultrapassado. O Planning acredita na colaboração, cocriação e compartilhamento, para que todos (as) possam crescer juntos (as)!

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