Nota fiscal vale como comprovante de pagamento

O recibo de pagamento é um documento bastante presente na rotina das empresas e das pessoas físicas. Como o próprio nome deixa claro, trata-se de um certificado que comprova que determinada negociação foi quitada.

Para as empresas, ele é importante tanto na relação com os clientes finais como também na realização de transações com fornecedores, serviços terceirizados, contas e despesas fixas da empresa, além do recolhimento de tributos.

Com esse comprovante em mãos, é possível se prevenir contra problemas de contestação de recebimento de dívida, erros de valores duplicados ou situações em que o pagamento pode aparecer como não realizado.

Ou seja, por ser um documento importante, é fundamental entender por quanto tempo ele deve ser armazenado, quais os modelos que existem e tipos mais adequados para cada ocasião.

Em alguns casos, como na declaração do Imposto de Renda, o recibo de pagamento deve ser guardado por até cinco anos, para se ter uma ideia da relevância.

No texto a seguir, respondemos às principais dúvidas sobre o tema e falamos sobre como fazer a emissão. Confira!

Em quais situações é preciso fazer um recibo de pagamento?

É preciso fazer um recibo sempre que a situação envolver um pagamento realizado a alguém e, para que o recibo tenha valor, ele precisa ser assinado pelo prestador do serviço e para a pessoa a quem o pagamento foi entregue.

Esses serviços podem ser desde um pequeno conserto até honorários advocatícios pela defesa de uma causa, por exemplo.

Ou seja, em termos simples: qualquer serviço prestado pode (e deve) ser conhecido por meio de um recibo.

Quais são os tipos mais comuns?

Existem vários modelos e tipos de recibo de pagamento disponíveis na internet para você utilizar como modelo na hora de fazer suas transações.

Contudo, é preciso entender a diferença entre os principais tipos de recibo para saber escolher qual é o mais adequado para a sua empresa.

Em linhas gerais, existem 8 tipos de recibo. Confira a seguir quais são eles:

• Recibo de prestação de serviços simples: é um modelo mais geral, que diz respeito a todo material lícito que pode ser contratado ou adquirido por meio do pagamento de uma determinada quantia;

• Recibo de pagamento complementar: é um tipo de complemento, que funciona como um acréscimo somado ao valor original combinado, adicionando uma quantia a mais negociada por ambas as partes e correspondente a um outro serviço realizado além do contratado originalmente;

• Recibo de pagamento de locação: a locação é uma transação que permite que uma pessoa tenha o direito de utilizar um imóvel ou bem móvel mediante o pagamento de uma compensação financeira, comumente chamada de aluguel. O recibo de pagamento de locação, então, é isso: um comprovante de pagamento do aluguel de um bem móvel ou imóvel;

• Recibo de pagamento de entrada: trata-se de um recibo que serve para comprovar o pagamento da entrada de um negócio realizado à prestações, ou seja, é referente ao pagamento que antecede o pagamento das parcelas;

• Recibo de pagamento de parte da dívida: quando um devedor deseja quitar uma parte da dívida, o credor tem a obrigação de emitir um recibo de pagamento de parte da dívida mesmo que o valor não seja referente ao total do débito;

• Recibo de quitação antecipada: serve para que a parte devedora possa encerrar o pagamento de suas dívidas adiantando o pagamento das parcelas vencidas com o credor, que deve obrigatoriamente emitir um recibo;

• Recibo de pagamento de mão de obra: mão de obra pode ser definida como qualquer serviço de natureza manual, geralmente relacionado a produções pesadas, como construções ou reformas;

Recibo de pagamento e nota fiscal: Quais as diferenças?

A nota fiscal é um documento contábil que comprova a prestação de um serviço. Contudo, ao contrário de um recibo, esse documento não comprova necessariamente um pagamento.

Em vários casos, as notas fiscais também servem como comprovantes de pagamento, pois existem empresas que só emitem ou entregam a nota fiscal após o serviço ser pago.

Contudo, esse não é sempre o caso e os dois documentos são diferentes.

Como fazer um recibo de pagamento simples?

Na hora de preencher recibo de pagamento, você pode buscar por modelos prontos disponíveis online ou fazer, em um arquivo em branco, seu próprio template.

O mais importante é se atentar para as informações que devem estar presentes, como:

• nome do documento: lembre-se de colocar o nome “Recibo”, “Recibo de pagamento” ou “Declaração de pagamento” no cabeçalho da folha em branco;

• descrição do recebimento: é preciso discriminar o serviço de quem vai receber o valor pago. Portanto, escreva como se fosse a própria pessoa que recebeu o dinheiro e, se necessário, também descreva a maneira como o pagamento está sendo feito (se é à vista ou de maneira parcelada etc.);

• valores em números por extenso: para sua segurança e de quem está recebendo, é fundamental que os números também sejam escritos por extenso – exemplo: R$100,00 (cem reais) -, pois, de acordo com a legislação brasileira, nos casos de divergência entre o valor numérico e o escrito, prevalece o valor descrito por extenso;

• local, data e assinatura: por fim, para que o recibo fique completo, é importante colocar a data, o local onde o serviço foi prestado (como cidade e Estado), além do espaço para a assinatura. Sempre inclua uma linha com espaço que caiba a assinatura e, abaixo, coloque o nome completo da pessoa que recebeu o pagamento com o seu CPF.

Modelo de recibo de pagamento

Como vimos anteriormente, o recibo de pagamento é um documento bastante simples, que pode ser feito facilmente em diversas ferramentas online. Se você deseja ter um exemplo para usar na sua empresa, a opção abaixo pode ser útil, veja:

Eu, __________ (nome da pessoa que recebeu o pagamento), inscrito (a) no CPF ________ e no RG nª __________ , recebi de ___________ (nome da empresa ou da pessoa que realizou o pagamento) a importância de R$ _________ (valor pago), pelos serviços de ___________________ (descreva o fato ou serviço que está sendo pago).

Localidade, dia de mês e ano.

Assinatura

CPF e nome do Recebedor

Se for pertinente, você pode incluir outras informações também, como número de parcelas, caso seja um pagamento parcelado.

Leia também: Conheça os tipos de empresas por porte, natureza jurídica e regime tributário

Recibo de pagamento: Dúvidas frequentes

Agora, confira algumas dúvidas frequentes a respeito deste tema:

Como fazer um recibo de pagamento à mão?

O ideal é que você nunca faça o documento à mão, pois a caligrafia de cada indivíduo pode acabar afetando o entendimento desse documento.

Recibos são documentos muito importantes e nunca devem ser feitos a mão também porque podem ser rasurados, extraviados e danificados de diversas maneiras.

Portanto, sempre opte por fazer um modelo de recibo no computador, para que todas as informações fiquem claras a fim de evitar problemas no futuro.

Quem assina o recibo de pagamento?

O documento deve ser assinado pelo beneficiário (recebedor) da quantia descrita no documento. No entanto, é importante também que o registro ocorra em duas vias, para que uma fique em posse do pagador também.

Como assinar um recibo de pagamento?

Em primeiro lugar, leia o documento com atenção para verificar se todas as informações presentes estão de acordo com a realidade.

Só em seguida, faça a sua assinatura no local destinado.

Recibo vale como comprovante de pagamento?

Nem sempre. Para que um recibo seja aceito como comprovante de pagamento, é preciso que ele tenha sido emitido em duas vias.

Além disso, para que um recibo realmente comprove um pagamento, também é necessário que ele tenha informações essenciais, como a data do pagamento, o valor, a forma de pagamento, o nome do fornecedor e uma descrição do que foi comprado.

Por quanto tempo devo guardar um recibo?

Por pelo menos 5 anos. Após esse período, a prestadora de serviços ou vendedora não tem meio judicial para questionar contas em aberto.

É possível fazer o recibo de pagamento no Word ou Excel?

Sim. Existem vários modelos disponíveis na internet. Contudo, para fazer uma gestão e armazenar os recibos de pagamento de maneira otimizada, o melhor é contar com ferramentas digitais de gestão, como o Eleve Gestão.

Conte com as soluções do Eleve para emissão de recibos

Para não correr riscos na hora de emitir recibos de pagamento e outros documentos como notas fiscais, ordem de serviço e outras demandas financeiras, a melhor solução é contar com ferramentas desenvolvidas para facilitar a rotina da sua empresa.

As tecnologias Eleve, por exemplo, reúnem uma série de funcionalidades que vão tornar a sua empresa ainda mais produtiva e moderna. 

Se você é um empreendedor que não quer mais perder tempo e dinheiro em burocracias, conheça todas as vantagens do Eleve Gestão e escolha o melhor plano para o seu negócio.

Conclusão

Agora, ao fim do conteúdo, você já sabe: gerir e emitir os recibos de pagamento da sua empresa é ainda mais fácil com um sistema de gestão financeira.

Esse documento, como vimos, é fundamental para manter a organização e prestação de contas da empresa. Por isso, é importante ter uma preocupação em armazenar e realizar o preenchimento correto.

Além de ser chave na relação da empresa com os clientes, há também os recibos de pagamento que comprovam que a empresa está em dia com os fornecedores, com empresas terceirizadas e também com o Fisco, afinal, todo empreendedor deve declarar IR e outros tributos, de acordo com sua categoria de empresa.

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