Mais de 10 anos de experiência profissional como Gerente de Projetos em obras em indústrias multinacionais, prediais, comerciais, logísticas e de infraestrutura: gestão de contratos, responsável pela gestão da criação das linhas de base de Escopo, Custo, Tempo, Pessoas, Qualidade e Risco e pelo monitoramento e controle da execução, identificando desvios em relação ao planejamento e controlando as expectativas de todas as partes interessadas envolvidas através de um sistema de reporte de desempenho, seja a nível de projeto ou portfólio.
Quem já trabalhou alguma vez com obras, sabe o quanto é difícil programar com exatidão a entrega de algum material, o início de algum serviço terceirizado ou até mesmo o aluguel de um equipamento. Seja numa obra de grande porte, como edifícios residenciais multifamiliares, indústrias, shoppings, seja em obras de menor porte, como a construção de uma residência ou uma simples reforma, é fato que sempre existiu alguns problemas relacionados a uma compra mal feita ou fora do tempo necessário.
É por isso, que na PMON, um dos pilares que sustentam o planejamento de uma obra na qual atuamos é o Planejamento de Suprimentos (que por consequência irá necessitar de rotinas de monitoramento e controle ao longo da execução da obra).
O Processo de Planejamento de Suprimentos da PMON começa com um processo fundamental que usa como base a Estimativa Orçamentária da Obra: O processo de Make ou Buy (Fazer ou comprar). Segundo o Guia PMBOK® 6ª Edição, a análise de fazer ou comprar é uma técnica geral de gerenciamento usada para determinar se um trabalho específico pode ser melhor realizado pela equipe do projeto ou se deve ser comprado de fontes externas. Considerando 100% do Escopo e baseando-se na EAP, a Análise de fazer ou comprar (também conhecida pelo inglês, Make or Buy Analysis), determina se cada pacote de trabalho do seu projeto pode ser melhor realizado internamente ou adquirido externamente considerando todos os custos relacionados (diretos e indiretos). Além de comprar ou fazer, outra opção, cada dia mais usada a ser considerada na análise, é a opção de alugar (obter o uso de um bem por prazo e preço determinado).
Na tabela abaixo, temos algumas das características mais comuns quando se decide por fazer ou comprar:
Para nos apoiar na decisão de se fazer ou comprar, podemos destacar como os principais pontos a serem considerados:
- Core Business
- Disponibilidade dos recursos
- Necessidade de fornecimento especializado
- Necessidade de absorção da tecnologia
- Restrições do projeto (custo, prazo, de subcontratação…)
- Existência de fornecedores confiáveis
A partir do momento que decidimos por comprar determinado componente da nossa obra (lembrando que falamos de materiais, serviços e equipamentos), o Gerenciamento das Aquisições se torna parte estratégica dentro de um bom planejamento. O gerenciamento de aquisições, em gestão de obras, é um conjunto de processos que tem por objetivo obter recurso (material, MDO, Serviço ou equipamento) de um fornecedor externo à Construtora.
Segundo o guia PMBOK 6ª Edição (PMI, 2017), o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. É uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das organizações, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços, podendo ser apresentado sob duas perspectivas:
• Fornecedor = vendedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor. Neste caso, os contratos constituem fonte de oportunidade de negócio.
• Comprador = cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço. Neste caso, os contratos são empregados para obtenção dos meios necessários para condução do negócio.
Ainda de acordo com PMBOK 6ª Edição (PMI, 2017), o gerenciamento de aquisições possui 3 processos fundamentais:
- Planejar o gerenciamento das aquisições
- Conduzir as Aquisições
- Controlar as Aquisições
Neste artigo abordaremos especificamente sobre o processo de Planejar o gerenciamento das aquisições. É neste processo documentamos as decisões de compra da obra, especificando a abordagem que será utilizada para fazer essas aquisições e identificando os vendedores em potencial que atendem às demandas existentes. Em outras palavras, o planejamento do gerenciamento de aquisições consiste em dizer o que será adquirido, como e quando será adquirido. Para conseguir responder a essas questões, é preciso:
- Detalhar as características que o recurso a ser contratado deverá ter;
- Preparar uma estimativa de custos geral para determinar o orçamento;
- Determinar o momento da compra do recurso;
Além disso, podemos definir como as principais Entradas para Planejamento das Aquisições os seguintes documentos:
- Projetos executivos, memoriais, diretrizes, normativas
- Orçamento da Obra
- Cronograma executivo da obra
E, consolidando todas as informações supracitadas, no Planejamento das Obras que são gerenciadas pela PMON Gerenciamento, temos como principal saída do processo o CRONOGRAMA DE SUPRIMENTOS. Os principais aspectos presentes em um cronograma de suprimentos elaborado pela PMON são:
- Pacotes de recursos a serem adquiridos
- Verbas disponíveis em orçamento
- Data de início e término das atividades de obra
- Lead time para que a obra faça a solicitação da compra
- Lead time para que o departamento de suprimentos cote os recursos
- Lead time para que a gestão aprove a cotação
- Lead time de fabricação/entrega dos recursos
- Tempos mínimos e máximos de armazenagem em canteiro
Após a elaboração do cronograma de suprimentos, é de responsabilidade do time de obras e suprimentos da Construtora conduzir as aquisições dentro dos períodos estabelecidos. A PMON apoia este processo monitorando as datas estabelecidas no Cronograma de Suprimentos e as compras efetivamente realizadas no período, identificando impactos e riscos inerentes ao não cumprimento das datas pré-estabelecidas no planejamento das aquisições e formulando ações de controle para mitigação/eliminação de riscos negativos (ameaças) e impactos do cronograma de execução das obras.
Gostou das nossas dicas quanto ao planejamento de suprimentos? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar para que a sua obra não sofra por impactos no atraso da contratações de materiais, serviços e equipamentos.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
MONTES, E. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMBOK®: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Sexta Edição. Four Campus Boulevard, 2017.