Qual é a importância do desenvolvimento do termo de abertura de um projeto antes do processo de planejamento e após a elaboração do estudo de viabilidade?

Segundo o Guia PMBOK®, principal referência em gerenciamento de projetos, existem várias práticas necessárias para se gerenciar um projeto de maneira eficiente. A primeira delas é a elaboração do termo de abertura do projeto, um documento que funciona como sua “certidão de nascimento”. Continue a leitura, aprenda o que deve constar no termo de abertura do projeto e como montar o seu!

O termo de abertura do projeto (TAP) é um documento que formaliza o início de um projeto, confere autoridade ao gerente de projeto e agrupa todas as informações necessárias para a execução das atividades envolvidas. Geralmente, o termo de abertura do projeto (também chamado de Project Charter) contém os seguintes dados:

• Título do projeto;
• Gerente de projeto responsável;
• Justificativa do projeto;
• Objetivos e metas do projeto;
• Descrição do projeto;
• Premissas do projeto;
• Restrições do projeto;
• Principais stakeholders do projeto;
• Riscos do projeto;
• Marcos do projeto;
• Custo e prazo estimados.

A partir da documentação dessas informações, o termo de abertura do projeto deve ser assinado pelos
clientes ou patrocinadores (sponsors), firmando um compromisso entre eles e a empresa responsável.

Além de firmar esse compromisso, o termo de abertura do projeto tem alguns outros objetivos, que vamos detalhar a seguir.

Objetivos do termo de abertura do projeto

Nomear um gerente de projetos

O papel do gerente de projetos exige responsabilidade e autoridade dentro da organização. Para que isso aconteça, é fundamental que o gerente seja nomeado pelo(s) patrocinador(es) do projeto, garantindo que é o responsável pela execução das atividades e terá autoridade para empregar os recursos organizacionais (isto é, recursos humanos, financeiros e materiais) nessas atividades.

Descrever de maneira geral os aspectos principais do projeto

Além de servir para documentar os principais dados do projeto, a descrição é importante para que todos os envolvidos tenham conhecimento do que, quando, por quem e de que maneira deverá entregue, e também auxilia no processo de instruir a equipe do projeto e inseri-la no contexto.

Apresentar a justificativa do projeto

Pode não parecer, mas a presença da justificativa no projeto faz toda a diferença. Na priorização dos projetos, por exemplo, a justificativa vai funcionar como um termômetro para indicar quais projetos devem ser feitos primeiro e quais podem esperar mais um pouco.

Formar a equipe do projeto

Para criar um sentimento de responsabilização com a qualidade do projeto, é interessante incluir no termo de abertura do projeto uma listagem de todos os colaboradores envolvidos na execução. Assim, todos sabem que fazem parte de um grupo e que a sua contribuição é essencial para a qualidade e a pontualidade das entregas.

Indicar as restrições e premissas do projeto

As restrições e premissas, como você vai ver em breve, são aspectos importantes que devem ser considerados antes e durante o planejamento das etapas do projeto. Detalhes como os limites de custo do projeto, a disponibilidade de trabalho dos envolvidos e até mesmo as condições climáticas podem ser decisivos para o sucesso do projeto. Por isso, o termo de abertura do projeto dá espaço para que esses fatores possam ser previstos antes de as cortinas abrirem efetivamente.

Evitar retrabalho

Uma maneira de evitar o retrabalho em projetos é elaborando um termo de abertura do projeto que considere todos os requisitos exigidos pelos stakeholders de forma clara e precisa. Assim, não haverá pretexto para questionamentos ao final das entregas e nem para a refacção das atividades (a menos que elas não sigam rigorosamente os requisitos), já que o TAP é acordado e assinado antes da execução começar.

Tendo isso esclarecido, vamos partir para a parte prática:

Como fazer um termo de abertura do projeto?

Na realidade, não há uma receita pronta que deva ser rigorosamente seguida para montar o termo de abertura do projeto, tudo depende do contexto da organização e do tipo de projeto que será realizado. Mas separamos algumas dicas importantes que você deve considerar independentemente do caso ao montar o termo de abertura do seu projeto. Acompanhe:

1) Escolha um suporte adequado

Com a facilidade de acesso às tecnologias, hoje temos várias formas de criar e acessar documentos.

Geralmente, o suporte mais comum para o termo de abertura do projeto é o Microsoft Word, no qual as pessoas podem utilizar modelos prontos e preencher as informações como se o TAP fosse um formulário. A vantagem desse suporte é que ele é acessível para todos e é fácil de ser utilizado mas, em contraponto, não é tão organizado visualmente como a próxima opção que iremos apresentar.

Além do modelo de formulário, é possível organizar o termo de abertura do projeto com modelos de Canva, quadros coloridos e visuais que possibilitam uma visão holística das informações. Com esse recurso, você pode inserir em apenas uma página as informações que são imprescindíveis para o planejamento do seu projeto e garantir que todos os stakeholders tenham conhecimento delas.

Mesmo assim, nossa sugestão é que você considere a possibilidade de fazer o seu termo de abertura do projeto em um software de gerenciamento de projetos. Nesse tipo de suporte, que é pensado especialmente para as necessidades dos gerentes de projeto, da equipe e dos stakeholders, há espaço para a criação de vários documentos necessários para o gerenciamento (não só o termo de abertura do projeto, mas também o escopo, a estrutura analítica, o cronograma etc.).

Além disso, este tipo de solução geralmente permite a associação de diversos usuários (o seu contratante, por exemplo), de modo que todos tenham acesso aos documentos num ambiente profissional, centralizado e acessível de qualquer lugar. É mais fácil, por exemplo, do que ter que procurar um documento recebido por e-mail ou em meio aos papéis da gaveta.

2) Colete as informações

O Guia PMBOK® sugere três métodos de coleta de informações para o termo de abertura do projeto: brainstorming, grupos de discussão e entrevistas.

O brainstorming consiste em uma sessão de criação de ideias em grupo. Geralmente, é conduzida pelo gerente do projeto, e o principal objetivo desse método é gerar uma grande lista de ideias que serão, posteriormente, analisadas, aprovadas ou rejeitadas. Desse modo, “é possível coletar dados, soluções ou ideias de partes interessadas, especialistas no assunto e membros da equipe” (Guia PMBOK®, 6ª edição).

Já os grupo de discussão são oportunidades para reunir os stakeholders e especialistas com o objetivo de compartilhar informações sobre os riscos, critérios de sucesso e demais fatores do planejamento do projeto. Portanto, é uma maneira de entender de forma clara o que é esperado de cada entrega. O clima dos grupos de discussão é mais conversacional, não tão formal quanto as entrevistas.

Estas são mais objetivas e direcionadas, e costumam ser mais formais. Geralmente, são realizadas para obter informações diretamente com as partes interessadas: dados como os requisitos de alto nível, premissas, restrições e critérios de aprovação podem ser conhecidos por meio desse método.

3) Preencha as informações de cada item com clareza e objetividade

Depois de coletar todas as informações necessárias, você precisará documenta-las. Como mencionamos no começo deste post, existem alguns itens que devem estar presentes no termo de abertura do projeto. Vamos entender o que deve constar em cada um:

a) Título do projeto

Esse item é autoexplicativo. Não deixe de dar um título para o projeto, afinal, sem uma identificação, fica muito difícil localizá-lo em meio aos outros. Nesse sentido, é possível até numerar os termos de abertura conforme o ano, o solicitante etc., facilitando ainda mais a sua localização.

b) Gerente de projeto responsável

Como o termo de abertura do projeto é um documento, é importante deixar registrado quem é o gerente de projeto responsável por ele, bem como sua assinatura.

c) Justificativa do projeto

A justificativa do projeto deve deixar claro quais são as razões que motivam aquele esforço, isto é, qual problema o projeto pretende solucionar.

d) Objetivos e metas do projeto

Os objetivos e as metas do projeto são essenciais para que, no final, ele possa ser considerado eficiente ou não — eles funcionam como parâmetros de qualidade dos resultados.

e) Descrição do projeto

A descrição do projeto é como um resumo geral sobre seus motivos e a maneira que será executado.

f) Premissas do projeto

São pressupostos necessários para a execução das atividades do projeto, hipóteses tomadas como verdade que podem ou não se concretizar. Por exemplo, em projetos de construção civil, é comum que haja premissas como “o tempo estará favorável no período X”, “todos os materiais necessários serão entregues conforme o dia, local e horário acordados” etc.

g) Restrições do projeto

As restrições do projeto devem conter os limites que precisam ser observados ao longo da execução, como os custos, prazos, capacidade de horas de trabalho e a disponibilidade para atuação em projetos, por exemplo.

h) Principais stakeholders

Aqui, devem ser citados os principais stakeholders do projeto, indicando qual é o papel de cada um (patrocinador, cliente, acionista, especialista, e assim por diante).

i) Riscos do projeto

Nesse item, é preciso fazer a identificação dos ruídos que podem acontecer e oferecer riscos ao cumprimento do projeto, principalmente em relação ao que é esperado no termo de abertura.

j) Marcos (milestones) do projeto

Os marcos (milestones) são eventos ou entregas importantes que devem acontecer ao longo do projeto. Se eles estão sendo cumpridos conforme o esperado, isso significa que o projeto está indo bem; se não, é preciso investigar o que está acontecendo de errado.

Alguns exemplos de milestones podem ser a assinatura do contrato pelas partes interessadas, a aprovação do Termo de Abertura do Projeto, a liberação de um investimento, a prova de conceito do produto, entre outros.

k) Custo e prazo estimados do projeto

Por fim, não deixe de determinar os custos e prazos estimados para o projeto. Fugir desses limites pode prejudicar seriamente as entregas do projeto, o orçamento do solicitante e a sua satisfação.

Todos esses itens que mencionamos devem ser descritos no termo de abertura do projeto de forma clara e objetiva, já que este documento também servirá de consulta ao longo da execução.

Feito isso, seu termo de abertura do projeto estará pronto.

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O que é o termo de abertura do projeto Qual sua importância?

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