Quais as etapas do gerenciamento do cronograma de projetos?

Todo projeto de sucesso começa com um bom cronograma, estabelecido pelo gerente e alinhado com toda a equipe ainda na etapa de planejamento. Por isso, eu te pergunto: você sabe como montar um cronograma de projeto? Aqui você vai descobrir como resolver esse problema!

O documento, apoiado por uma plataforma de gerenciamento ou também organizado em uma planilha Google Sheets, por exemplo, descreve todas as entregas de um projeto, seus prazos e recursos.

No entanto, e quanto aos detalhes? Quem fará cada tarefa? Quais são as metas e os objetivos? O orçamento disponível? O tempo estimado para concluir o projeto?

São tantas informações que o cronograma se mostra extremamente necessário para ser usado durante todo o ciclo de vida do gerenciamento de projeto.

Que tal um passo a passo de como montar um cronograma de projeto em sua empresa?

Neste artigo, confira 7 etapas essenciais para que você possa monitorar projetos com mais assertividade e preparar toda a equipe para um trabalho de excelência!

Quais as etapas do gerenciamento do cronograma de projetos?

Leia também: Metodologia Lean aplicada à gestão de projetos

O que é o cronograma de um projeto?

O cronograma de projeto pode ser definido como um documento que descreve todas as tarefas a serem cumpridas dentro de um determinado planejamento do projeto. Além disso, no cronograma estão reunidas as informações e cronograma de atividades para a realização do mesmo, como:

  • datas de início e fim de cada tarefa (duração das atividades);
  • os recursos necessários para as produções;
  • o grau de importância de cada etapa.

Como montar um cronograma de projeto em 7 passos

Antes de começar a montar seu cronograma de projetos, é fundamental evitar os erros comuns na etapa de planejamento. Um deles é a não organização dos processos e projetos dentro da empresa.

O primeiro passo é entender que os projetos são um grupo de tarefas únicas, realizadas com o objetivo de alcançar um objetivo que vai ajudar a empresa. Já os processos, são ações executadas que vão produzir um resultado recorrente.

Confira mais no infográfico:

Quais as etapas do gerenciamento do cronograma de projetos?

Dessa forma, para montar um cronograma de projeto basta seguir o seguinte passo a passo:

1. Defina as tarefas do projeto

O primeiro passo de como montar um cronograma de projeto é identificar todas as tarefas para realizá-lo. Ou seja, o escopo do projeto que será trabalhado, delimitando o que será realizado de fato.

Você não precisa se atentar a uma ordem específica ou aos detalhes neste primeiro momento. Apenas escreva tudo o que acredita ser necessário para alcançar os resultados do projeto e o prazo ideal para a entrega.

Um material que pode lhe ajudar nessa produção é o nosso material gratuito “O guia completo para a Gestão de Projetos”. Com ele, será possível construir um bom plano para que o resultado final seja do jeito que você planejou!

2. Faça uma EAP

A EAP é a Estrutura Analítica do Projeto e, para fazê-la, você deve criar uma lista de tarefas que precisam ser executadas para cada entrega. Essa estrutura é como o desdobramento do escopo, importante para listar todas as execuções e entregas de uma forma mais fácil de gerenciar.

Também identifique as dependências entre as tarefas, fato que te ajudará na próxima etapa, para determinar a ordem para realizá-las. Essas dependências podem analisar, por exemplo:

  • Que a tarefa “A” deve ser concluída antes de iniciar a tarefa “B”
  • Que a tarefa “A” deve começar antes que a tarefa “B” se inicie

Analisando melhor essas dependências entre elas, você se prepara para evitar e eventualmente lidar com problemas futuros de programação.

Saiba mais sobre a EAP no vídeo abaixo:

3. Estabeleça as prioridades

Agora que você tem todas as atividades listadas, comece a estabelecer as prioridades de execução. Além de considerar as atividades mais importantes, nesta etapa é interessante avaliar quais são aquelas tarefas que, para iniciarem, precisam esperar a conclusão de uma anterior.

Cuidar desse sequenciamento de atividades é uma forma de preparar todos para entregar o projeto dentro do prazo, no cronograma e sem confusões.

A ideia é evitar retrabalhos e perda de tempo consertando erros que poderiam ser evitados apenas se atentando ao cronograma.

Se precisar de ajuda para construir um plano de ação e ainda estabelecer as prioridades para as etapas do seu cronograma de projeto, você pode baixar a nossa planilha de 5W2H com a ferramenta GUT para te apoiar de maneira bem prática!

Quais as etapas do gerenciamento do cronograma de projetos?

4. Identifique recursos necessários

A próxima etapa de como montar um cronograma de projeto é atribuir recursos para cada tarefa.

Esse planejamento é imprescindível, uma vez que um recurso pode ser atribuído a outro projeto em paralelo e você precisa se preparar para os imprevistos. Dessa forma, se questione sobre quais recursos serão necessários para executar as ações propostas, orçamento disponível etc.

Você, como um gerente de projeto, também precisa saber exatamente quem estará fazendo o que, delimitar um esboço claro de trabalho e assim garantir que todas as tarefas tenham o acompanhamento adequado e, consequentemente, excelência em sua execução.

5. Estime o tempo para completar as tarefas

Quanto tempo dura cada atividade que você listou em seu cronograma?

Mesmo que já estejam organizadas e em ordem de prioridade, você precisa estimar sua duração para deixar o cronograma completo. Este talvez seja o passo mais importante na programação, já que pode impactar nos custos do projeto.

A duração seria o período necessário para concluir uma tarefa, sejam dias, semanas ou meses. Não subestime o tempo necessário para cada tarefa e foque sempre no tempo necessário para a entrega de um trabalho de qualidade.

Considere feriados, períodos de férias e ausências e os níveis de produtividade de sua empresa. Uma dica para fazer estimativas com eficiência é analisar dados históricos de projetos anteriores com características semelhantes.

Além, é claro, de conversar com a equipe e os profissionais que estariam envolvidos nas tarefas.

6. Analise clientes e fornecedores envolvidos

Para ajudar a compreender melhor os prazos de acordo com o pessoal envolvido no projeto, tente também identificar e analisar quais clientes e fornecedores estarão ligados às tarefas estabelecidas.

7. Mantenha o cronograma atualizado

O projeto começou, o cronograma está funcionando? Ótimo. Mas isso não significa que suas estimativas não estarão sujeitas a alterações. Por este motivo, é necessário manter o cronograma sempre atualizado.

Todo e qualquer dado pode ser relevante para garantir precisão no cronograma e auxiliar todos os profissionais a se localizarem em suas tarefas.

De forma alguma deixe o cronograma de lado, pois ele será a principal ferramenta para visualizar o status do projeto e auxiliar na garantia de uma entrega de qualidade.

Quer mais dicas sobre projetos? Então, acompanhe este vídeo de nosso canal no YouTube:

Próximos passos

Agora que você já sabe como montar um cronograma de projeto completo, vamos colocá-lo em prática?

Saiba mais: 6 exemplos de indicadores de avaliação de projetos para ter certeza de que satisfazem o cliente

O STRATWs One é um software de gestão de performance corporativa. Ele permite que você acompanhe os KPIs em tempo real. Por isso, é ideal para o monitoramento de projetos.

Quais as etapas do gerenciamento do cronograma de projetos?

  • O que é o cronograma de um projeto?
  • Como montar um cronograma de projeto em 7 passos
  • Próximos passos

Quais são as etapas de um gerenciamento de projetos?

O ciclo de vida do projeto é dividido em cinco fases de gestão de projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento, encerramento. Essas fases são o roteiro conforme você e equipe realizam projetos complicados.

Quais são as etapas de um cronograma?

Como montar um cronograma de projeto em 7 passos.
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Estime o tempo para completar as tarefas. ... .
Analise clientes e fornecedores envolvidos. ... .
Mantenha o cronograma atualizado..

Quais são as 6 etapas de um cronograma?

Como montar um Cronograma de Projeto em 6 passos.
Planeje o gerenciamento do cronograma. O primeiro passo para montar um cronograma de projeto é estruturar como você vai fazer isso. ... .
Defina as atividades. ... .
Sequencie as atividades. ... .
Estime as durações das atividades. ... .
Desenvolva o cronograma. ... .
Controle o cronograma..

Quais são as 4 principais fases de um projeto?

Fases projeto: começo, meio e fim As fases de gerenciamento de projetos são cinco: iniciação, planejamento, execução, controle e monitoramente e encerramento.