O que é PDF A e pesquisável?

Um dos formatos de arquivo mais usados é o Portable Document Format (PDF), desde sua criação em 1993. Embora seja um dos formatos de documento mais comuns, muitas pessoas não sabem que existem muitos tipos diferentes de arquivos PDF, um dos mais importantes para arquivamento de longo prazo é PDF / A. O padrão PDF / A nasceu em 2005 e tem alguns benefícios em relação aos documentos PDF padrão. Neste blog vamos falar mais sobre o que é PDF / A, quais versões existem e quais são os benefícios.

Você precisa tornar seus documentos PDF pesquisáveis? Quer saber mais sobre PDF / A? Nós vamos lhe contar tudo sobre:

• O que é PDF / A
• Versões de PDF / A
• Os benefícios do PDF / A
• Arquivos compatíveis com PDF / A e GDPR
• Casos de uso comuns de PDF / A
• Como criar um PDF/A
• Conversão de PDF para PDF / A como um serviço

O que é PDF / A

PDF / A é uma versão do PDF padronizada pela ISO, feita sob medida para o arquivamento e preservação a longo prazo de documentos eletrônicos. O A, na verdade, significa “Arquivamento”. Os padrões ISO são acordados por especialistas que descrevem a melhor maneira de fazer algo. Eles identificam um conjunto de características para documentos eletrônicos que garantem que os documentos possam ser reproduzidos da mesma maneira exata com vários softwares, agora e no futuro. Isso é algo que os documentos PDF normais não podem garantir e, portanto, os PDFs normais podem ser um problema de conformidade para armazenamento de dados de longo prazo.

Um elemento chave é que os documentos PDF / A são 100% autocontidos. Todos os metadados são incorporados no arquivo e isso inclui todo o conteúdo (texto, imagens raster e gráficos vetoriais), fontes e informações sobre cores. Um documento PDF / A não pode depender de dados de fontes externas (programas de fontes e fluxos de dados), mas pode incluir hiperlinks para documentos externos. Recursos de bloqueio de PDF / A inadequados para arquivamento de longo prazo, como vinculação e criptografia de fontes.

O PDF / A vem em muitas variações diferentes, criadas pela combinação de diferentes padrões PDF / A e níveis de conformidade. Cada padrão PDF / A possui uma combinação diferente de recursos disponíveis e tecnologias de compactação de imagem que ajudam na preservação do conteúdo.

Versões de PDF / A

A primeira parte da norma foi publicada em 2005 e consistia em dois níveis:

PDF / A-1b – Conformidade de nível B (básico)
PDF / A-1a – Conformidade de nível A (acessível)
PDF / A-2u – Conformidade de nível U (unicode)

O nível B é o menos complexo e é comumente usado para arquivamento. O nível A envolve alguns requisitos adicionais que o tornam mais adequado para deficientes visuais e mais fáceis de pesquisar. A desvantagem é que nem sempre é possível criar um documento de nível A a partir de uma fonte específica e leva mais tempo (mais complicado) para criar documentos PDF / A-1a. Abaixo estão os requisitos extras de Nível A:

• Especificação de linguagem
• Estrutura hierárquica do documento
• Extensões de texto marcadas e texto descritivo para imagens e símbolos

Como a tecnologia melhora a cada dia, novas versões de PDF / A foram desenvolvidas ao longo do tempo. PDF / A-1 é o padrão PDF / A original, tanto o mais usado quanto o mais restritivo. Por ser baseado em um padrão PDF mais antigo, PDF 1.4, ele não oferece suporte a JPEG 2000, anexos ou camadas. A conformidade de nível A pretendia aumentar a acessibilidade para usuários com deficiência física, permitindo que softwares de suporte, como leitores de tela, interpretassem melhor o conteúdo de um arquivo.

PDF/A-2
A segunda parte da norma foi publicada em 2011. Os arquivos PDF / A-1 não estão necessariamente em conformidade com PDF / A-2 e vice-versa. Esta parte contém os seguintes novos recursos e agora é mais usada:

• Assinaturas digitais
• Compressão de imagem JPEG 2000 e JBIG2
• Efeitos e camadas de transparência
• Opção de arquivar conjuntos de documentos em um único arquivo
• Incorporação de fontes OpenType
• O nível de conformidade u (Unicode) permite que o texto possa ser pesquisado e copiado de forma confiável, sem que o arquivo tenha que estar em conformidade com outros requisitos de nível a

Nivel U (Unicode) foi introduzido junto com PDF / A-2 e fornece mapeamentos de caracteres para Unicode.

PDF/A-3
A parte 3 tem uma novidade: permite qualquer formato de arquivo (XML, CSV, CAD, Word, Excel, etc). como um anexo, mas ainda não está amplamente difundido.

PDF/A-4
Espera-se que a parte 4 seja publicada ainda este ano (2020).

Quais são os benefícios do PDF / A?

Existem muitas vantagens em usar PDF / A em oposição, por exemplo, ao formato de arquivo PDF tradicional. Listaremos o que consideramos os cinco mais importantes.

1 – Documentos PDF / A são totalmente pesquisáveis por texto: a resposta para as dores de cabeça de muitas pessoas: documentos PDF / A são totalmente pesquisáveis! Esse recurso pode ajudar a economizar várias horas de trabalho manual. O texto é preservado no documento, até mesmo o texto extraído com reconhecimento óptico de caracteres (OCR). O arquivo PDF / A salva o texto extraído e a imagem digitalizada.

2 – O PDF / A ocupa relativamente pouco espaço de armazenamento: embora os documentos PDF / A contenham mais informações do que imagens (como TIFF), os arquivos PDF / A geralmente são menores devido ao uso de algoritmos de compactação eficientes.

3 – Os documentos PDF / A permanecem válidos para sempre: os documentos PDF / A existentes não precisam ser migrados quando novas alterações de padrão são introduzidas pelo comitê ISO. Eles sempre permanecerão em conformidade porque a ISO não pode retirar o padrão PDF / A. Isso garante que você tenha um arquivo de documentos seguro e utilizável e não perderá nenhum dado ou ficará incompleto. 

4 – As assinaturas digitais garantem a segurança: a combinação de PDF / A com assinaturas digitais garante que os documentos PDF não sejam alterados e que sejam autênticos. Para arquivamento de longo prazo, isso significa segurança jurídica ideal.

5- PDF / A são amplamente aceitos: na Europa e na Ásia, PDF / A já é amplamente usado para arquivamento de longo prazo, por governos, organizações e empresas. A demanda por este padrão está crescendo na América do Norte em algumas filiais. A Associação PDF é muito importante no suporte ao PDF / A.

Arquivos compatíveis com PDF / A e GDPR

Em 25 de maio de 2018, o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (GDPR), a primeira lei global de proteção de dados, entrou em vigor. O objetivo do regulamento é respeitar a privacidade das pessoas e ser transparente como organização, mas também garantir a livre circulação de dados no mercado interno europeu. A conformidade com o GDPR se aplica a empresas da UE e empresas no Canadá e nos Estados Unidos que trabalham com dados pessoais de cidadãos da UE. Basicamente, significa que, ao solicitar e salvar os dados pessoais dos clientes, você precisa ter o consentimento deles e não manter os dados por mais tempo do que o necessário. Esses dados podem estar em qualquer lugar e já podem estar em seus arquivos, mas você pode não saber porque seu arquivo não é digital ou não pode ser pesquisado. Converter ou criar arquivos PDF / A pesquisáveis ​​é, portanto, muito relevante para garantir arquivos compatíveis com GDPR. Combine isso com anonimização ou pseudonimização automatizada e você terá a certeza de armazenar apenas os dados corretos. Então, como se tornar compatível com o GDPR?

1 – Converta qualquer documento em papel em arquivos digitais.
2 – Torne seus PDFs pesquisáveis (abaixo, mais informações sobre como Klippa pode ajudá-lo a fazer isso)
3 – Identifique e torne anônimos todos os dados confidenciais que você não tem permissão para armazenar
4 – Use o formato PDF / A para fins de arquivamento seguro a longo prazo

Casos de uso comuns de PDF / A

Digitalização: seguradoras que desejam se despedir das notas fiscais impressas e criar um arquivo digital para que possam buscá-las rapidamente quando necessário, melhorando assim a produtividade.

Documentos digitais: escritórios jurídicos que desejam converter seus documentos jurídicos em PDF / A para fins de arquivamento e conformidade.

Pesquisa: garantir que você converta todos os seus documentos e PDFs em PDFs pesquisáveis tornará muito mais fácil e menos demorado encontrar dados em seus arquivos.

Documentação: os bancos que oferecem um novo serviço podem consultar os termos e condições exatos dos serviços antigos.

Colaboração: engenheiros que compartilham rascunhos de um documento e armazenam a versão final em PDF / A para acessibilidade de longo prazo.

Email / correio: prestadores de serviços de saúde que desejam arquivar automaticamente todas as comunicações com os pacientes para acessá-los rapidamente.

Como criar um PDF/A

Se quiser criar um único arquivo PDF / A, basta usar o Microsoft Word para fazer isso. Criar arquivos PDF / A automaticamente em grande escala é tecnicamente bastante complexo. Se você é muito técnico e está procurando uma maneira de fazer isso sozinho, consulte a Associação PDF. Se você não tem experiência técnica, não deseja perder muito tempo investigando como funciona, ou tem grandes volumes de documentos que precisam ser convertidos, podemos automatizar o processo para você. Podemos converter todas as suas digitalizações, imagens ou PDFs para qualquer versão de PDF / A. Até mesmo o seu arquivo inteiro. Com nosso serviço, você pode tornar todo o seu banco de dados de arquivos pesquisável e seguro para armazenar, sem corrupção de dados. Com o formato PDF tradicional, você não pode garantir que, se tentar abri-lo em cinco anos, ele ainda funcionará. Com PDF / A pesquisável, você pode.

Como validar arquivos PDF / A

É difícil julgar um livro pela capa. O mesmo vale para arquivos PDF. Se for difícil validar um documento olhando para ele, como você pode ter certeza de que um arquivo é realmente um arquivo PDF / A e está em conformidade com o padrão? Os validadores de PDF / A são a resposta. São ferramentas (online) que verificam se todos os elementos dos padrões foram atendidos. Uma boa fonte é o VeraPDF.

Conversão de PDF para PDF / A como um serviço

Existem ferramentas online que permitem converter PDFs em PDF / A, mas você nunca sabe onde seus dados vão parar e isso requer muito trabalho manual. Se for apenas um arquivo que você está tentando processar e o arquivo não for de natureza confidencial, essa pode ser uma boa opção. Em qualquer outro caso, escolha um serviço de conversão confiável. Com nosso próprio mecanismo de OCR, extraímos dados de imagens ou documentos digitalizados, passamos os dados como uma camada extra do PDF e depois os convertemos em PDF / A. Todo o processo é automatizado e adequado para processamento de alto volume. A Klippa oferece isso em um modelo SaaS, contínuo e baseado em projeto.

Entre em contato

Na Klippa, ajudamos empresas com o processamento de documentos inteligentes de alto volume. Se você tiver um desafio com relação à entrada de dados, conversão de documentos ou extração de dados, envie-nos uma mensagem ou planeje uma demonstração. Sempre estamos prontos para um desafio.

O que é um arquivo PDF pesquisável?

Qual a diferença entre arquivo PDF e PDF A?

Para que serve o PDF A?