Fatores internos são todos os fatores que fazem parte da estrutura interna de uma empresa e que podem afetar o resultado de um projeto.
Certamente, são fatores muito importantes que influenciam de forma decisiva o alcance dos objetivos propostos. Eles são internos porque são uma parte inerente da configuração de uma organização. Entre eles estão a cultura organizacional, recursos, canais de comunicação e infraestrutura da empresa.
Da mesma forma, todos esses fatores podem influenciar positiva ou negativamente o desenvolvimento e execução do gerenciamento de projetos. Esses fatores ajudam ou prejudicam a organização, a gestão e o controle dos projetos, uma vez que podem dar às organizações pontos fortes se afetarem positivamente, ou pontos fracos se afetarem negativamente.
Classificação dos fatores internos de uma empresa
Os fatores internos podem ser classificados em três categorias:
Da organização
Toda organização que realiza um projeto possui alguns fatores que são específicos de sua estrutura de negócios, entre eles:
1. Tipo de estrutura organizacional
Em primeiro lugar, cada organização tem uma missão, uma visão e um conjunto de valores que são partilhados por todos os seus membros, fazendo com que todos dirijam as suas acções para os mesmos fins.
Sem dúvida, o tipo de estrutura define o comportamento dos colaboradores, as expectativas e a forma de atuação dos gestores. Essa pode ser a diferença entre a maneira como uma empresa opera e outra.
2. Estrutura e governança da organização
Em segundo lugar, cada organização emprega diferentes mecanismos para avaliar e motivar seus membros, como definição de metas e objetivos, sistema de recompensa e sistema de recompensa. Todos esses procedimentos são utilizados para manter os colaboradores motivados no alcance das metas e resultados estabelecidos.
3. Localização e distribuição geográfica
Terceiro, a localização e distribuição geográfica da organização são importantes para a disponibilidade de infraestrutura, instalações, recursos e materiais necessários. Nesse sentido, podemos encontrar grandes organizações que estão distribuídas em diferentes áreas geográficas.
Assim, situações como a distância entre as instalações e o intervalo de tempo entre as equipes de trabalho podem afetar o alcance dos resultados. Nestes casos, é imprescindível estabelecer estratégias adequadas para que o projeto se desenvolva de forma eficiente.
4. Padrões da indústria
Quarto, os padrões exigidos pelo governo dentro do setor em que a organização compete também são considerados. Esses padrões limitam e enquadram as ações das empresas. O governo define as regras e regulamentos sobre várias questões. Eles podem ser questões relacionadas ao controle de segurança, gerenciamento de riscos, gerenciamento de qualidade, gerenciamento de informações; entre alguns dos mais importantes.
5. Regras e procedimentos internos
Por fim, cada empresa possui um conjunto de normas, métodos e procedimentos internos que definem a forma de executar as tarefas e trabalhar dentro de sua estrutura. Essas regras e procedimentos passam a ser norteadores de todas as ações desenvolvidas.
Por isso, detalham especificamente como devem ser realizados e como devem ser cumpridos. Pode ser o caso de organizações que são certificadas com as normas ISO e, portanto, realizam suas tarefas.
De recursos humanos
Por outro lado, recursos humanos são todos os colaboradores de uma empresa que possuem valores, competências e uma cultura diferenciada. Essas diferenças devem ser capazes de se relacionar para formar equipes de trabalho que funcionem de forma consistente. Entre esses fatores, encontramos:
1. Recursos humanos
Na verdade, todos os recursos humanos que uma organização possui possuem um conjunto de habilidades e conhecimentos. Isso pode determinar a diferença entre a forma de trabalhar de uma empresa e de outra. Portanto, o treinamento, a experiência e a localização das pessoas determinam o desenvolvimento de projetos de sucesso.
2. Gestão de pessoal
Da mesma forma, a forma como o pessoal de uma organização é administrado por meio de programas de motivação e incentivo pode levar a um melhor desempenho. Assim, quando os trabalhadores estão mais motivados, eles podem ter um melhor desempenho. É necessário manter um ambiente de trabalho adequado para manter os funcionários motivados.
3. Liderança e autoridade
Naturalmente, a liderança bem exercida é um fator-chave na direção e execução de projetos bem-sucedidos. A estrutura hierárquica da empresa e a gestão adequada das relações de autoridade também são importantes. Somente quando está bem definida (a hierarquia) é que bons resultados podem ser alcançados.
Na verdade, o tipo de liderança e a relação de autoridade determinam as condições, as políticas internas e o sistema de governança da organização. Assim, se não forem exercidos corretamente (liderança), podem se confundir e fazer um projeto falhar.
4. Tolerância ao risco
Ora, esse aspecto representa o risco máximo que uma estrutura organizacional é capaz de aceitar para alcançar resultados. A tolerância ao risco também permite que a organização assuma certos riscos ao gerenciar seus projetos.
5. Stakeholders
Os stakeholders também são fatores que afetam o resultado do projeto, uma vez que podem facilitar ou dificultar o cumprimento dos objetivos e do projeto como um todo. Nesse caso, estamos falando de investidores, clientes e fornecedores.
De sistemas tecnológicos
São fatores que dependem da tecnologia utilizada no processo de trabalho, entre eles, podemos citar:
1. Ambiente operacional
Acima de tudo, a infraestrutura do sistema tecnológico pode melhorar o ambiente operacional da organização e agilizar os processos de trabalho. Isso, visto que o envio e a autorização das tarefas são feitos mais rapidamente.
2. Canais de comunicação
A comunicação formal ou informal deve ser a mais ágil e eficaz para que o projeto seja executado de maneira adequada. O sistema tecnológico pode tornar o processo de comunicação mais eficiente.
3. Banco de dados
Por fim, é importante ter bancos de dados que contenham informações importantes para o sucesso do projeto. Informações relacionadas a custos, processos, tempos e estudos de risco.
Concluindo, pode-se afirmar que os fatores internos de uma empresa fazem parte da estrutura de cada organização. Esses fatores limitam ou favorecem o desenvolvimento e a execução de projetos.
Por isso, na gestão de projetos, é conveniente levá-los em consideração, pois é difícil controlá-los. Os gerentes de projetos devem aprender a conviver com eles e transformá-los em elementos facilitadores no lançamento da execução dos projetos.