Quais os principais desafios no processo de planejamento na gestão em saúde?

Estamos quase chegando em 2022 e, a essa altura do ano, é essencial pensar ações de planejamento estratégico que irão aprimorar a gestão hospitalar da sua instituição em um futuro próximo. Com as transformações rápidas que o mundo tem demandado, se antecipar aos problemas e, sobretudo, criar mecanismos para evitá-los é o que tem impulsionado muitas organizações. 

Em 2018, a Deloitte Center for Health Solutions fez um relatório com previsões de como as transformações tecnológicas impactariam na saúde em 2022. No material, um ponto chamava atenção: a importância da tecnologia aplicada à saúde para reduzir custos e colocar o paciente no centro de todo atendimento. No relatório, o processo de desospitalização e um acompanhamento integral e digital da jornada do paciente são citadas como as grandes tendências. 

Passados quase quatros anos desse relatório, seu trabalho em gestão hospitalar tem pensado em soluções que melhorem a experiência do paciente, reduzam o tempo de permanência e solucionem outros problemas do dia a dia do seu hospital de forma prática? 

Nesse texto vamos explorar quais desafios a gestão hospitalar enfrentará no próximo ano, como eles irão impactar no cotidiano e como otimizar sua gestão para entregar mais valor nos serviços da sua organização. Vamos lá? 

• Desafios na gestão hospitalar 
• Baixa ocupação e volume cirúrgico
• Análise de custos
• Jornada do paciente 
• Falta de gestão de tempo 
• Como superar os desafios de gestão hospitalar em 2022? 
• A mineração de processos na gestão hospitalar 

Desafios na gestão hospitalar 

Diversas coisas mudaram desde o início da pandemia de Covid-19 e foi nesse momento que muitos perceberam o quanto a tecnologia é essencial para nos manter conectados e atualizados com as rápidas transformações do mundo. Isso nos fez ficar mais abertos às novas tecnologias do mercado, adaptando nossa realidade a ferramentas que nos auxiliam a facilitar nossas atividades.

No entanto, para algumas instituições de saúde ainda é muito difícil se adequar à nova realidade e perceber que existem soluções descomplicadas e facilitadores para grande parte de seus problemas recorrentes. Má gestão de leitos que causam uma baixa ocupação, baixo volume no número de cirurgias e alto tempo de permanência são apenas algumas das dores diárias que poderiam ser amenizadas com o uso inteligente de tecnologia. 

Confira abaixo alguns dos principais desafios da gestão hospitalar em 2022 e como superá-los.  

• Leia também nosso conteúdo especial “Gestor hospitalar: 4 tecnologias para potencializar seus resultados em 2022”.

Baixa ocupação e volume cirúrgico

A baixa ocupação hospitalar é um fator crítico na sustentabilidade de uma instituição de saúde. Se o índice de ocupação estiver acima de 100%, demonstra que a organização não tem estrutura suficiente para atender sua demanda. Se a taxa estiver muito abaixo disso, evidencia que tem uma estrutura que pode estar gerando um custo desnecessário. Isso é extremamente prejudicial à gestão hospitalar.

Isso não é diferente em relação ao baixo volume de cirurgias em um centro cirúrgico. Esses espaços também são unidades críticas para a gestão hospitalar, já que correspondem a uma grande parcela do faturamento e do custo do hospital. Por ter sua capacidade limitada pelo número de salas cirúrgicas, acabam sendo um gargalo em muitas instituições. 

Planejamento e controle de indicadores são essenciais nesse cenário. Lean Healthcare é a filosofia do Lean Manufacturing aplicada à área da saúde. Esse conjunto de princípios visa proporcionar maior eficiência à organização, de forma enxuta, reduzindo desperdícios e consumindo apenas os recursos necessários.

Essa ferramenta, aplicada à saúde, permite transformar a administração de hospitais, reduzindo o lead time, otimizando o atendimento aos pacientes e, consequentemente, melhorando os níveis de ocupação de espaços dentro da instituição. Um ponto fundamental na gestão hospitalar!

• Leia também nosso conteúdo Centros cirúrgicos: como otimizar sua eficiência com Process Mining

Análise de custos

Outro grande desafio enfrentado na gestão hospitalar é a análise de custos do paciente para a instituição. A falta de uma análise profunda acaba gerando erros na análise de custo-efetividade durante o tratamento, o que pode causar gargalos e erros durante o processo. 

No estudo de microcusteio, os custos são detalhados a partir de dados individuais do paciente, fazendo uma revisão do seu prontuário ou ficha clínica. Assim é possível avaliar da melhor maneira os custos diretos e indiretos, identificando diferenças de custos entre opções terapêuticas e intensidade de utilização de recursos. 

Além disso, o estudo de microcusteio auxilia no entendimento aprofundado de dados que se baseiam em estimativas, dando maior precisão ao tratamento e também possibilitando o agrupamento de pacientes por diagnóstico ou tratamento, para aprimorar análises e qualificar a gestão hospitalar.

Jornada do paciente 

A jornada do paciente é um dos pontos críticos da gestão hospitalar. Para que a experiência do paciente se torne positiva, avaliar a efetividade de alguns pontos é fundamental: 

• Alta variabilidade: Os mais diversos caminhos percorridos pelo paciente em sua jornada ao longo do seu atendimento, causado por uma baixa adesão aos protocolos e linhas de cuidados. Essa falta de controle sobre o fluxo ideal a ser seguido pode causar implicações na saúde e um ofensor a sua segurança.
• Tomada de decisão complexa: Apesar do embasamento técnico dos médicos, o processo de tomada de decisão geralmente é baseado no conhecimento prático de cada um, o que aumenta a autonomia e a complexidade da resposta. Nesse sentido, opiniões são subjetivas e não pautadas em evidências sobre o real comportamento do percurso assistencial.
• Rede de especialistas: Apesar de ter o conhecimento profundo sobre uma disciplina, é comum que médicos contem com uma rede de outros especialistas. Nesse cenário, cada um possui uma técnica e tem autonomia para decidir sobre seu tipo de tratamento; 
• Necessidade de informações: As informações sobre a jornada do paciente precisam estar disponíveis a todos os envolvidos. Problemas nesse processo podem custar a vida de um paciente. Ou seja, toda a equipe multidisciplinar deve estar alinhada sobre a jornada de seus pacientes, possuindo essa informação para acesso rápido e simples.
• Experiência do paciente: em casos de atraso ou erros, a experiência do paciente tende a ser comprometida, trazendo transtornos à instituição ou, até mesmo, danos a quem recebe o tratamento.

A uma análise bem elaborada da jornada do paciente contribui com: 

• A melhora da qualidade no atendimento;
• A segurança dos pacientes, detectando não-conformidades em relação a protocolos e diretrizes médicas;
• Redução da judicialização;
• Otimização de recursos;
• Detecção de pacientes com propensão a doenças crônicas de alto custo;
• Aumento da satisfação do paciente.

Nesse sentido, é importante unir a tecnologia ao cuidado coordenado. A humanização do atendimento e a melhoria da variabilidade da jornada é o tema abordado no vídeo pela especialista em Melhoria da Qualidade e Segurança do Paciente, Nancy Yamauchi. 

• Leia também nosso conteúdo completo sobre Jornada do paciente: como melhorar processos nos serviços de saúde

Falta de gestão de tempo 

Além dos pontos citados acima, a má utilização do tempo nos processos hospitalares tende a impactar negativamente na gestão hospitalar. Do início ao fim do atendimento, o tempo excedente gasto com retrabalhos ou ineficiências gera alto custo para a instituição e atrasos na jornada do paciente.

Além disso, o tempo excessivo gasto em mapeamentos de processos manuais, como post-its e quadros não automatizados, também é um indício de que a gestão está sendo feita de forma totalmente equivocada dentro da instituição. Isso impacta negativamente no tempo dos processos dentro de um hospital.

Para amenizar esse quadro, uma organização maior dos processos impactaria de forma objetiva na gestão de tempo da organização, reduzindo horas em atividades como retrabalhos ou outros pontos que não são essenciais.

Hospitais devem garantir agilidade no tratamento ao longo de todo o fluxo hospitalar, identificando e eliminando ineficiências na jornada. Esse cuidado trás maior qualidade ao atendimento, melhora a experiência do paciente e mitiga maiores eventos adversos, como implicações.

Como superar os desafios de gestão hospitalar em 2022? 

Basicamente, os problemas citados acima podem ser superados com tecnologia, inteligência artificial e gestão de processos. Dar espaço às novas tecnologias no planejamento estratégico do próximo ano é tão importante quanto traçar qualquer outro objetivo dentro da sua instituição de saúde para o futuro.

É nesse momento que seu hospital deve se preocupar em criar mecanismos para acelerar a transformação e melhorar a capacidade produtiva. É do conhecimento de todos que a gestão hospitalar requer um trabalho árduo e dedicado. Nesse sentido, contar com tecnologias que reduzam as ineficiências em processos é proporcionar mais qualidade ao trabalho dos profissionais, no atendimento aos pacientes e garantir que o papel do gestor hospitalar seja exercido de forma mais estratégica e competente.

Um caso interessante e recente são os critérios para a prática de telemedicina. Esse novo cenário que permite atendimentos e procedimentos à distância traz consigo grandes benefícios a pacientes, profissionais e à gestão hospitalar.

Além de um atendimento rápido e em tempo real, a nova prática permite o gerenciamento de filas de espera, melhorando a experiência do usuário nas unidades de saúde. O processo de gerenciamento de filas acontece, inclusive, no meio digital, fazendo com que o paciente não precise esperar por um tempo além do necessário, mesmo que no conforto da sua casa, por um atendimento especializado.

Com os avanços das tecnologias disponíveis no mercado, os profissionais são auxiliados por dados coletados e meios digitais para realizarem seu trabalho da melhor maneira possível. Isso garante maior precisão aos diagnósticos, otimização do armazenamento de dados e a realização de análises que melhoram a qualidade de atendimento ao paciente.

• Entenda o que é Process Mining e como essa tecnologia auxilia na gestão hospitalar

A mineração de processos na gestão hospitalar 

A área da saúde é um espaço propício para a aplicação de novas tecnologias e para se fazer uma análise absoluta sobre como elas impactam positivamente na vida das pessoas. Muitas instituições contam com programas de gestão como a de Business Intelligence, que permitem o acesso a um compilado de dados que, sem dúvidas, trarão benefícios ao seu hospital. 

No entanto, BI e Process Mining se diferem no nível de análise e nos resultados que produzem. O BI apresenta resultados e dados que permitirão a análise de um profissional capacitado. Já Process Mining evidencia a causa raiz de ineficiências e os ofensores de tempo e custos, gerando insights muito mais completos e permitindo que todos tenham acesso às informações necessárias.

Além disso, no ambiente hospitalar é de extrema importância entender a razão dos problemas para evitá-los. A transparência que Process Mining traz para os processos, permitindo a visualização de ponta a ponta, responde questões ainda mais importantes, como o motivo do que está acontecendo, mostrando gargalos, retrabalhos e desvios.

A tecnologia tem se mostrado uma aliada fundamental para a redução de riscos de erros humanos, aumentando a qualidade do atendimento integral ao paciente e gerando dados que se transformam em conhecimento.

A UpFlux Process Mining auxilia seu hospital a ter mais eficiência operacional através do controle de diferentes processos que impactam o dia a dia de trabalho, desde a experiência do paciente, passando pelo volume de cirurgias e ocupação, até o custo e tempo de permanência.

Para dar os primeiros passos de uma gestão hospitalar mais eficiente em 2022, fale agora com um especialista, conheça nossas soluções e coloque mais um objetivo no seu planejamento estratégico do próximo ano.